PLATAFORMAS DIGITALES -AVISO DE PRIVACIDAD PARA PROVEEDORES Y CLIENTES Y CONSUMIDORES FINALES DE BRITISH AMERICAN TOBACCO LATIN AMERICAN NORTH AND CARIBBEAN (BAT LANCAR)

En las empresas que conforman BRITISH AMERICAN TOBACCO CENTRAL AMERICA, S. A., SUCURSAL COSTA RICA (en adelante e indistintamente "BAT"), respetamos su privacidad y la importancia de la información que nos proporcione, por consiguiente, estamos comprometidos con salvaguardar la confidencialidad de esta, aplicando las medidas de seguridad correspondientes y poniendo a su disposición el presente Aviso de Privacidad.

I. Responsables de la Protección de los Datos Personales

BAT señala como domicilio para efectos del presente Aviso de Privacidad el ubicado en BATCCA Park, 375 metros al Este del Puente de la Firestone, Llorente de Flores, Heredia, COSTA RICA. BAT será responsable de sus Datos Personales y de garantizar la privacidad, confidencialidad y seguridad de estos.

En BAT, nos comprometemos a cumplir con lo dispuesto por la legislación aplicable de cada país que forma parte de BAT, así como sus lineamientos y criterios aplicables, y a observar en todo momento los principios de licitud, consentimiento, información, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad contenidos en dichas normatividades.

Este Aviso de Privacidad le informa acerca de nuestras prácticas de privacidad, así como del modo en quesu información y datos personales serán recolectados, tratados y utilizados.

II. Datos Personales que recabamos

BAT obtiene ciertos Datos Personales proporcionados por sus proveedores, clientes y consumidores finales de manera libre y voluntaria conel propósito de documentar la relación con cada uno de ellos. Dicha información será incluida, enunciativamente, en contratos, cartas, formatos, listados, bases de datos u otros medios físicos y/o electrónicos, según corresponda, para que podamos llevar un registro adecuado de nuestras relaciones, y cumplir con políticas, procedimientos y demás obligaciones legales aplicables cuando así se disponga.

La información sujeta a tratamiento por BAT (en adelante sus “Datos Personales”), es la siguiente:

• Nombre Completo (Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre(s)).
• Domicilio del negocio o particular, en caso de que sea el mismo. Domicilio fiscal.
• Teléfono o teléfonos relativos a su negocio o a su domicilio particular, en caso de que sea el mismo.
• Cuenta de correo electrónico.
• Fecha de nacimiento
• Cargo que desempeña

Esta información recolectada podría variar entre proveedores y clientes.

Tratándose de Datos Personales sensibles, BAT deberá obtener el consentimiento expreso y por escrito del titular para su tratamiento; sin embargo, el tratamiento de estos datos podría variar según la legislación aplicable.

III. Información de índole financiera

BAT podrá recabar información de índole financiera. Esta información será utilizada para efectos de materializar la relación de pago y será tratada con base en la legislación aplicable en materia de datos financieros, comerciales y crediticios, y las finalidades legítimas allí mencionadas para su utilización como elemento de análisis para establecer y mantener una relación contractual o comercial, cualquiera que sea su naturaleza, el reporte a centrales de riesgos, así como para la evaluación de los riesgos derivados de una relación contractual vigente.

Los Datos Personales entregados por el Titular serán usados para efectos de prestar los servicios de capacitación del programa Conectados puesto a disposición por BAT y sus establecimientos comerciales aliados.

IV. Medidas de seguridad implementadas por BAT

BAT tomará las medidas de seguridad que sean necesarias para el tratamiento de Datos Personales. Estas medidas deberían realizarse con estricto apego a la legislación aplicabley a lo que las políticas, locales y/o globales de la empresa establezcan para tal efecto.

V. Finalidad del tratamiento de los Datos Personales

Los Datos Personales que Usted proporcione a BAT serán tratados esencialmente para las siguientes finalidades derivadas de la relación comercial entre el titular y BAT:

• Para fines de comunicación entre BAT y sus proveedores y clientes.
• Llevar un registroadecuado de clientes y proveedores.
• Coordinar los servicios prestados por y para BAT en relación con sus clientes y proveedores.
• Para identificar cuando te pongas en contacto con nosotros.
• Para poder responder dudas de nuestros productos.
• Para cumplircon una solicitud tuya en relación con el ejercicio de tales derechos (por ejemplo, cuando nos hayas pedido que no nos pongamos en contacto contigo, mantendremos un registro de ello en nuestras listas de supresión para poder cumplir con tu solicitud).
• Para responder o ayudar a las autoridades públicas, los organismos reguladores, los tribunales o la policía u otros órganos de investigación criminal
• Registrar a los usuarios en los programas de capacitación llevados a cabo por BAT.
• Llevar un registro de educación o capacitaciones recibidas relacionadas a técnicas y estrategias de ventas de mercado, así como relacionadas al programa Conectados, teniendo en cuenta sus beneficios y actividades comerciales.
• Llevar un registro y métricas de las transacciones relacionadas con el programa Conectados que se hayan realizado en los comercios aliados, ya sea en el curso ordinario de sus actividades o cuando se realicen visitas en sitio.
• Informar sobre los resultados de las métricas o mediciones obtenidas en el programa Conectados y hacer recomendaciones para mejorar el desempeño o resultados.
• Proporcionar un servicio o recurso solicitado por el Titular dentro del programa Conectados
• Proporcionar contenido personalizado y recomendaciones basadas en las actividades de los comercios aliados de acuerdo con los servicios de BAT en el marco del programa de capacitación.
• Comprender cómo se utiliza y desarrolla el programa Conectados de BAT para poder adoptar acciones de mejora y desarrollar nuevos productos y servicios.
• Desarrollar procesosadministrativos, laborales contractuales, financieros y demás necesarios para el correcto desarrollo del programa Conectados.

La información proporcionada por Usted, incluyendo sus Datos Personales, será compartida con las compañías que conforman BAT o alguna otra empresa del grupo BAT en el extranjero.

VI. Transferencias de información y Datos Personales

A excepción de lo que requiera la legislación aplicable y lo establecido en el presente Aviso de Privacidad, no transferiremos sus Datos Personales de manera distinta a lo aquí establecido, sin su consentimiento previo.

En caso de que cualquier tercero o representante de BAT importe Datos Personales, por virtud de un contrato celebrado o por celebrar, en interés del titular, por BAT y un tercero, o bien dicha transferencia sea precisa para el mantenimiento o cumplimiento de una relación jurídica entre BAT y el titular, se le solicita mantener dicha información confidencial y cumplir con la legislación de Protección de Datos Personales aplicable.

VII. Temporalidad en el Tratamiento

Los datos personales recolectados por BAT serán tratados durante el tiempo requerido para el cumplimiento de las finalidades descritas en las presentes Políticas del Grupo.

VIII. Comunicación de la información

BAT podrá comunicar, Transmitir o Transferir los datos personales recabados a terceros localizados dentro o fuera del territorio nacional. Ante comunicaciones de esta naturaleza, BAT garantiza que lo hará con las garantías adecuadas establecidas en la legislación vigente y enviará la información a puertos seguros de información. La información personal de los usuarios podrá ser comunicada a las empresas que componen el grupo al que pertenece BAT, sea que se localicen dentro o fuera del país, a los establecimientos de comercio y aliados comerciales con los que tenga una relación contractual vigente y a terceros que requieran la información para su Tratamiento de acuerdo con las finalidades contenidas en las presentes Políticas.

IX. Derechos de los titulares

Los Titulares de los Datos Personales contenidos en las Bases de Datos Personales de BAT tienen los siguientes derechos, los cuales no limitan aquellos que se encuentran consagrados en la ley:

• Derecho de acceso. El Titular tiene derecho a obtener la información respecto de los Datos Personales que le pertenecen, conocer la finalidad con la cual se realiza el Tratamiento, la ubicación de las Bases de Datos que guardan sus Datos Personales y las comunicaciones y/o cesiones y/o envíos que se han realizado respecto de ellos.
• Derecho de actualización. El Titular puede actualizar sus Datos Personales cuando éstos han experimentado alguna variación.
• Derecho de rectificación. El Titular puede modificar sus Datos Personales cuando resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
• Derecho de cancelación. El Titular puede suprimir sus Datos Personales cuando sean excesivos o no pertinentes de cara al Tratamiento, o el Tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.
• Derecho derevocatoria del consentimiento. El Titular puede revocar la autorización o consentimiento que habilita a BAT y/o a quien éste designe, a un Tratamiento con determinada finalidad, salvo cuando exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de que el Dato Personales permanezca en las Bases de Datos de BAT.
• Derecho a presentar quejas y reclamaciones o a ejercer acciones en torno al Tratamiento de sus Datos Personales.

El Titular puede presentar ante la SIC, o la entidad que fuera competente,quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes para la protección de sus Datos Personales. Derecho a otorgar Autorización para el Tratamiento de Datos Personales. El Titular tiene derecho a otorgar Autorización a BAT, o a quien éste designe, para el Tratamiento de sus Datos Personales.

X. Atención de consultas

El Titular puede ejercer los derechos descritos en el apartado anterior dirigiendo un escrito a través de los siguientes canales: en la BATCCA Park, 375 metros al Este delPuente de la Firestone, Llorente de Flores, Heredia, COSTA RICA o en el lugar que se indique a través de nuestros medios de contacto.

Así mismo, para cualquier cuestión derivada de las presentes Políticas y para el ejercicio de sus derechos, el Titularpuede ponerse en contacto con BAT a través de la siguiente línea telefónica 800-400-5000. Estos canales de atención están adscritos al área de atención al usuario, la cual es la encargada internamente de velar por la protección de los derechos emanadas del régimen de protección de datos de naturaleza personal.

XI. Procedimiento de consultas y reclamos

El Titular o sus causahabientes podrán realizar consultas sobre sus Datos Personales que reposen en la Base de Datos, ya sea por escrito o personalmente a través de los medios descritos en el Artículo anterior de las presentes Políticas. En consecuencia, BAT o a quien éste designe, garantizará el derecho de consulta, suministrando al Titular o sus causahabientes toda la información que esté contenida conla identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informará al Titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa de protección de Datos Personales o éstas Políticas, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual deberá incluir: (i) la identificación del Titular; (ii) la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones; y (iv) los documentos que fundamenten los hechos del reclamo.

El reclamo se formulará por escrito dirigido a BAT, o a quien éste designe, y se deberá enviar a los canales indicados en apartado anterior.

Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al Titular o sus causahabientes dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que señale “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea cedido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

XII. Contacto de privacidad

Para todo lo relacionado con el tratamiento y Protección de los Datos Personales, usted podrá contactarse con nuestro contacto de privacidad enviando un correo electrónico a la siguiente dirección: [email protected], quien será responsable de:

• Atender las solicitudes de los titulares para el ejercicio de sus derechos.
• Fomentar y velar por la protección de los Datos Personales que tenemos en nuestra posesión.

XIII. Medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición (Derechos ARCO)

El titular de la información personal podrá solicitar a BAT, en cualquier momento, el acceso, rectificación, cancelación o corrección (derechos “ARCO”) de sus Datos Personales. Para tal fin, el titular de los Datos Personales deberá presentar una solicitudpor escrito en el domicilio señalado por BAT para efectos del presente Aviso de Privacidad, y/o al Correo Electrónico [email protected], que contendrá como mínimo la siguiente información:

1. El nombre del titular y domicilio, u otro medio idóneo para comunicarle la respuesta a su solicitud.
2. Los documentos que acrediten la identidad o, en su caso, la representación legal del titular.
3. La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los que se busca ejercer alguno de los derechos antes mencionados.
4. Cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de los Datos Personales, así como cualquier otro documento requerido por la regulación correspondiente actual de cada país que forma parte de BAT en el momento de presentar la solicitud.

En caso de requerirse, BAT se reserva el derecho de solicitar documentación adicional al titular que acredite su identidad y/o demás Datos Personales que considere necesaria, informándoselo dentro de un plazo de 10 días hábiles a partir de la fecha en la que la solicitud haya sido recibida por BAT.

A partir de que la información proporcionada por el titular de los Datos Personales se encuentre completa y sea suficiente para identificar plenamente los Datos Personales respecto de los cuales se haya presentado la solicitud de derechos ARCO, BAT deberá dar respuesta al titular dentro del plazo de 20 días a partir de que se recibió la solicitud por el medio señalado para tal efecto.

Usted puede revocar el consentimiento que en su caso nos haya otorgado para el manejo de dichos Datos Personales, salvo que por alguna obligación legal o disposición de ley requiramos seguir tratando sus datos Personales. Para revocar su consentimiento, deberá seguir el mismo procedimiento previsto en los párrafos anteriores para ejercer los derechos ARCO, presentando su solicitud a través de un correo electrónico dirigido a [email protected]

En los casos en los que la solicitud resulte procedente, ésta se deberá hacer efectiva dentro de los 15 días siguientes a la fecha en que se comunicó la resolución.

Los términos mencionados en este apartado son de conformidad con lo establecido en la ley costarricense (Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales N° 8968 y su Reglamento a la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales N° 37554.) sin embargo, podrían variar según la legislación aplicable.

XIV. Opciones y medios para limitar el uso o divulgación de sus Datos Personales

A partir de la fecha en que se hayan compartido Datos Personales con BAT, usted podrá en cualquier momento solicitar su limitación del uso y divulgación, conforme a lo señalado en el presente Aviso de Privacidad.

Para efectos de lo anterior, será necesario enviar un correo electrónico a la dirección de correo electrónico [email protected],conforme al procedimiento previsto en el punto VIII anterior.

XV. Modificaciones al Aviso de Privacidad

"Cookies" son pequeños archivos de datos que se envían a su navegador desde un servidor de Internet y se almacenan en el disco duro de su dispositivo. Las referencias a estas condiciones de uso de"cookies" también incluyen otros medios para acceder o almacenar de forma automática información en su dispositivo.

Cuando usted ha ingresado a nuestra página de Internet, se le ha notificado con un mensaje sobre el uso de ‘cookies’ en esta página de Internet. Tuvimos que usar un ‘cookie’ para hacerle llegar esa notificación. Si usted continúa navegando en este sitio de Internet, más ‘cookies’ van a ser enviados a su dispositivo, según lo descrito en la tabla más abajo. Al continuar navegando por este sitio de Internet, luego de que nosotros le hayamos enviado la notificación, usted está aceptando el uso de cookies descrito en este Aviso de Privacidad.

XVI. Política de Cookies

En caso de que, por cualquier motivo, BAT realice algún cambio o modificación al presente Aviso de Privacidad, dichos cambios serán publicados en los sitios de Internet de BAT, por lo menos con (30) días de anterioridad a la fecha efectiva de dicha modificación. En caso de que Usted no estuviera de acuerdo con dichas modificaciones, deberá enviar un correo al Contacto de Privacidad de BAT, a la dirección de correo electrónico [email protected], solicitando la cancelación de sus Datos Personales, para lo cual se seguirá el mismo procedimiento previsto en el punto VIII del presente Aviso de Privacidad.

El no manifestar su oposición a las modificaciones del presente Aviso de Privacidad, se entenderá como consentimiento a las mismas.

Podemos utilizar balizas de Internet, que son archivos de imágenes transparentes en las páginas de Internet y se utilizan para monitorizar su viaje alrededor de los sitios de Internet de BAT.

Fuera de esto, en este sitio de Internet no utilizamos cookies.

Nosotros permitimos que terceras partes puedan enviar las siguientes ‘cookies’ en esta página de Internet:

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XII. Enlaces a sitios de Internet externos

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XIII. Disposiciones generales

1. Este sitio de Internet se le proporcionade forma gratuita, sin declaraciones o garantías algunas a menos que se indique específicamente. La información contenida en este sitio de Internet pretende ser sólo para propósitos de información general.
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XVII. Denuncias al tratamiento indebido de los datos personales

Si usted considera que su derecho a la protección de los datos personales ha sido lesionado por alguna conducta u omisión de nuestra parte, o presume alguna violación a las disposiciones previstas en la legislación aplicable, podrá interponer su inconformidad o denuncia ante la autoridad competente.

Este aviso fue actualizado el 26 de abril de 2022.